Quy Trình Đóng Gói Sản Phẩm Tiêu Chuẩn

Quy trình đóng gói sản phẩm là một chuỗi các bước được tiêu chuẩn hóa, bắt đầu từ khâu kiểm tra sản phẩm, lựa chọn vật liệu, bao bọc, niêm phong và dán nhãn. Mục tiêu cuối cùng là tạo ra một lớp bảo vệ vững chắc cho hàng hóa trong suốt hành trình từ kho hàng của bạn, qua nhiều trạm trung chuyển và cuối cùng là đến tay khách hàng. Để hiểu rõ hơn về quy trình đóng gói sản phẩm, bạn có thể tham khảo chi tiết trong bài viết Vua In chia sẻ dưới đây.

Các bước chi tiết trong quy trình đóng gói sản phẩm

Để đảm bảo sản phẩm đều được bảo vệ tối ưu, khi đóng gói sản phẩm cần tuân thủ theo quy trình các bước sau:

Bước 1 – Kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi đóng gói

Trước khi cho bất kỳ sản phẩm nào vào hộp, thùng để đóng gói, cần kiểm tra kỹ lưỡng để chắc chắn rằng nó không có lỗi sản xuất, không bị trầy xước, dính bẩn hay thiếu phụ kiện đi kèm.

Việc phát hiện lỗi ở giai đoạn này giúp doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh tránh được những khiếu nại không đáng có, giảm tỷ lệ đổi trả và giữ vững uy tín thương hiệu.

Bước 2 – Bọc và bảo vệ sản phẩm bằng vật liệu chống sốc

Sản phẩm cần được bọc kỹ càng trong túi bóng khí hoặc xốp bong bóng ít nhất 2-3 lớp. Trong khi bọc, nên bọc kỹ hơn ở các góc cạnh, những bộ phận mỏng manh dễ gãy vỡ.

Đối với hàng hóa chứa chất lỏng, việc cố định kỹ nắp chai và bọc thêm một lớp nilon bên ngoài là điều bắt buộc để ngăn rò rỉ trong quá trình vận chuyển.

Bước 3 – Đặt sản phẩm vào thùng carton và chèn vật liệu cố định

Tiếp đến là đặt sản phẩm đã được bọc lót cẩn thận vào chính giữa thùng. Sau đó, sử dụng các vật liệu chèn lót như giấy, túi khí, hoặc mút xốp để lấp đầy tất cả khoảng trống ở cả sáu mặt của thùng.

Thùng giấy carton cần có kích thước lớn hơn sản phẩm khoảng 2-3 cm mỗi chiều để chèn các vật liệu chống va đập, đảm bảo an toàn cho hàng hóa bên trong.

Bước 4 – Dán nắp thùng hàng bằng băng keo

Sau khi cố định xong, dùng băng keo và dán theo quy tắc hình chữ H: một đường dán dọc theo khe hở của hai nắp thùng, sau đó là hai đường dán ngang theo hai mép ngắn. Đừng quên miết chặt sau khi dán để băng keo bám dính chắc chắn.

Bước 5 – Dán nhãn và thông tin vận chuyển

Cuối cùng là dán phiếu gửi hàng hoặc mã vận đơn lên mặt phẳng lớn và dễ nhìn nhất của thùng. Đảm bảo thông tin người gửi, người nhận, số điện thoại và địa chỉ được ghi đầy đủ, chính xác để hàng hóa được giao đúng nơi, đúng người.

Với các loại hàng đặc biệt, trên mặt thùng cần dán thêm mẫu in decal chuyên nghiệp ghi nội dung cảnh báo như “Hàng dễ vỡ”, “Hướng lên trên” hay “Tránh ẩm ướt” ở nhiều mặt để nhân viên vận chuyển dễ dàng nhận biết, cẩn thận hơn khi vận chuyển.

Tại sao cần tuân thủ quy trình đóng gói sản phẩm?

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh hàng hóa cần đóng gói bao bì đúng quy cách để phân phối, vận chuyển đi tiêu thụ. Việc tuân thủ quy trình đóng gói sản phẩm mang đến nhiều lợi ích khác nhau như:

Bảo vệ hàng hóa khỏi hư hỏng

Những kiện hàng được đóng gói đúng cách sẽ giúp sản phẩm chống lại các tác nhân vật lý như va đập, rung lắc, và áp lực đè nén trong quá trình vận chuyển, tránh tình trạng hàng hóa bên trong bị hư hỏng.

Đảm bảo an toàn cho người vận chuyển

Một quy trình đóng gói sản phẩm chuẩn không chỉ bảo vệ tài sản bên trong mà còn giảm thiểu rủi ro cho nhân viên bốc xếp và giao nhận hàng. Đối với các mặt hàng đặc thù như hóa chất, vật sắc nhọn, việc đóng gói đúng quy cách và dán nhãn cảnh báo rõ ràng là yêu cầu bắt buộc để bảo vệ sự an toàn và sức khỏe của người vận chuyển.

Giảm thiểu chi phí vận chuyển

Khi hàng hóa được đóng gói gọn gàng và khoa học sẽ tối ưu được không gian lưu trữ và diện tích chiếm dụng trên xe vận chuyển. Ngoài ra, việc chọn đúng kích thước thùng carton để đóng hàng cũng giúp doanh nghiệp tránh lãng phí vật liệu và giảm khối lượng, giúp tiết kiệm chi phí logistics.

Nâng cao uy tín thương hiệu

Một kiện hàng được đóng gói cẩn thận, chỉn chu sẽ tạo được ấn tượng về sự chuyên nghiệp và tận tâm với khách hàng, giúp khách có trải nghiệm tốt, từ đó tăng tỷ lệ quay lại mua sản phẩm vào những lần tiếp theo.

Thuận tiện trong khâu quản lý kho

Sự đồng nhất trong đóng gói sẽ giúp việc phân loại, sắp xếp và kiểm kê hàng hóa trong kho trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Nhân viên kho sẽ dễ dàng nhận diện, xử lý đơn hàng, giảm thiểu thời gian tìm kiếm và hạn chế sai sót.

Tiêu chuẩn và quy định đóng gói hàng

Đóng gói không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn phải tuân thủ các quy định để hàng hóa được lưu thông thuận lợi. Dưới đây là những quy định và tiêu chuẩn cần tuân thủ khi đóng gói sản phẩm.

Quy định chung về đóng gói sản phẩm

• Sản phẩm phải được đóng gói cẩn thận, bên trong thùng/hộp cần chèn đủ vật liệu chống sốc.
• Thùng hàng phải được niêm phong chắc chắn bằng băng keo.
• Đối với các sản phẩm có hình dạng đặc thù, cần bao bọc kỹ các cạnh sắc nhọn.
• Thông tin người nhận phải được ghi đầy đủ, rõ ràng để tránh thất lạc hàng hóa.

Tiêu chuẩn đóng gói quốc tế (ISO, ISPM 15)

Đối với hàng hóa xuất khẩu, cần chú ý đến các tiêu chuẩn ISO và các quy định về kích thước, trọng lượng, thông tin nhãn mác của nước nhập hàng. Việc tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về đóng gói hàng hóa quốc tế sẽ giúp hàng hóa của bạn không bị từ chối nhập cảnh hoặc bị xử phạt.

Quy chuẩn đóng gói theo đơn vị vận chuyển

Mỗi đơn vị vận chuyển như GHN, GHTK, J&T Express đều có những quy định riêng về kích thước, trọng lượng tối đa. Các sàn thương mại điện tử lớn như Shopee, Lazada, Tiki cũng có yêu cầu cụ thể cho người bán. Doanh nghiệp hay các đơn vị kinh doanh cần tìm hiểu kỹ quy định của đối tác vận chuyển trước khi gửi hàng.

Những điều cần lưu ý khi đóng gói sản phẩm

Để quy trình đóng gói sản phẩm không xảy ra sơ sót gì, trong quá trình đóng gói cần chú ý đến một vài yếu tố sau:

• Đừng tiết kiệm vật liệu chống sốc bởi chi phí cho xốp bong bóng hay túi khí nhỏ hơn rất nhiều so với thiệt hại nếu hàng hóa bị vỡ.
• Chọn thùng carton đúng kích cỡ với sản phẩm cần đóng gói, thùng quá rộng sẽ làm sản phẩm xê dịch, thùng quá chật lại không còn không gian cho vật liệu chèn lót, làm tăng nguy cơ sản phẩm bị hư hỏng khi vận chuyển.
• Không dùng lại thùng carton đã cũ, móp méo, không đảm bảo độ bền và khả năng chịu lực.
• Mỗi loại thùng đều có một mức chịu tải nhất định, tuyệt đối không đóng gói sản phẩm nặng hơn khả năng tải trọng của thùng.

Mong rằng những thông tin chi tiết về quy trình đóng gói sản phẩm công ty Vua In vừa chia sẻ có ích với bạn đọc.